Datenschutzerklärung für das Alumni-Management der Thüringer Hochschulen nach den Vorgaben der DSGVO

Die Fachhochschule Erfurt nutzt eine Software speziell zum Customer Relationship Management (CRM), also zum Kundenbindungsmanagement, um ihre Alumni-Daten zu verwalten. Hintergrund ist die in § 5 Absatz 5 Thüringer Hochschulgesetz (ThürHG) genannte Aufgabe, die Verbindung zu den Absolventen zu halten. (Siehe hierzu „3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten“). Das eingesetzte CRM-System ermöglicht die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Hochschule verarbeitet ausschließlich die eigenen Alumni-Daten. Es handelt sich nicht um ein Portal, an dem sich jeder Alumni anmelden kann, sondern um ein CRM-System zur Nutzung durch autorisierte Hochschulmitarbeiter*innen. Die Verantwortlichkeit liegt bei der Leiterin des Zentrums für studentische und akademische Angelegenheiten. Das System ermöglicht die Speicherung von Daten der Alumni (sogenannte Bestandsdaten). Außerdem können neue Alumni erklären, dass sie in das CRM-System aufgenommen werden möchten. Eine solche Erklärung ist über ein Formular auf der Internetseite der Hochschule möglich. Für die Anmeldung als Alumni über die Internetseite wird auf die Datenschutzvereinbarung der Hochschule verwiesen. Das CRM-System ermöglicht außerdem den Versand von Newslettern an die gespeicherten Kontaktdaten. Über die Zustellung der Newsletter erfolgt keine Rückmeldung (kein Newsletter-Tracking).

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Von den Alumni werden folgende Daten gespeichert:
Pflichtangaben

• Name
• Vorname
• Geburtsdatum
• Adresse (Straße, Hausnummer, PLZ und Ort)
• E-Mail-Adresse
• Status (Absolvent*in, ehemaliger*e Mitarbeiter*in, Mitarbeiter*in)
• Fakultät
• Art des Abschlusses
• Bezeichnung des absolvierten Studiums (Fachrichtung)
• Beginn und Ende des Studiums
• Einwilligung zum Newsletterversand

Von den Alumni können optional folgende Daten gespeichert werden:
freiwillige Angaben

• Anrede
• Titel
• ggf. Geburtsname
• Land
• Telefonnummer
• Mobile Telefonnummer

2. Anmeldung

Die Anmeldung zum Alumninetzwerk der Fachhochschule Erfurt (FHE) ist ausschließlich den Alumni der FHE vorbehalten. Dazu zählen Absolvent*innen, ehemalige Studierende, Mitarbeiter*innen und ehemalige Mitarbeiter*innen. Sie versichern, dass alle angegebenen Daten bei der Anmeldung richtig und vollständig sind und dass sie Änderungen dieser Daten anzeigen. Sie sichern zu, zum Zeitpunkt der Anmeldung volljährig zu sein und zum Kreis der Alumni der FHE zu gehören. Sie akzeptieren, dass die FHE technisch nicht mit Sicherheit feststellen kann, ob eine Anmeldung tatsächlich der Person entspricht, die sie vorgibt zu sein.

Die FHE leistet daher keine Gewähr für die tatsächliche Identität des*r Alumna*us. Die angemeldete Person verpflichtet sich, ausschließlich wahre und nicht irreführende Angaben zu machen. Ihr ist bekannt, dass sie ihre Anmeldung jederzeit ohne Angaben von Gründen löschen kann. Sie akzeptiert die Löschung der Anmeldung und damit verbundenen Daten durch die FHE aus wichtigem Grund.

Auf der Internetseite der FHE bieten wir den Alumni die Möglichkeit, sich unter Angabe ihrer personenbezogenen Daten für das Alumninetzwerk der FHE anzumelden. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben, an die FHE übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Daten werden im Rahmen des Anmeldeprozesses erhoben:

• IP-Adresse der Alumni
• Datum und Uhrzeit der Anmeldung

Im Rahmen des Anmeldeprozesses wird eine Einwilligung der Alumni zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

§ 5 Absatz 5 des Thüringer Hochschulgesetzes erklärt es zur Aufgabe der Hochschulen, Verbindungen zu ihren Absolventen zu halten und die Vereinigung Ehemaliger zu fördern. Dies wäre nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ausreichend, um die Kontaktdaten zu verarbeiten. Für die Verarbeitung der privaten (oder neuen dienstlichen) Kontaktdaten für diesen Zweck sowie weiterer Daten, die noch mehr Kontrolle über die Art der Kontaktierung geben, legen wir jedoch die Einwilligung der Alumni im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO zugrunde.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden gespeichert, um mit den Alumni in Verbindung zu bleiben. Es werden Informationen und Veranstaltungen angeboten. Über regelmäßige Newsletter mit Informationen über Entwicklungen an der Hochschule oder zu geplanten Veranstaltungen soll eine Bindung aufrechterhalten bleiben. Gelegentlich werden Veranstaltungen geplant, für die nur ausgewählte Alumni angesprochen werden sollen. Dies ist über die Filterung der Daten nach dem Studiengang und / oder bestimmter Jahrgänge möglich. Dann erfolgt eine Kontaktaufnahme einzeln oder in kleineren Gruppen über anonyme Verteiler.

Folgende Zwecke bestehen derzeit an der FHE:

• Informationen über allgemeine Entwicklungen an der FHE
• Informationen zu geplanten Veranstaltungen
• Informationen über Weiterbildungsangebote/neue Studiengänge
• Informationen über Befragungen im Rahmen des Qualitätsmanagements
• Informationen über neue Publikationen von Lehrenden der FHE

5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Das an der FHE eingesetzte CRM-System wird ausschließlich von der Leiterin des Zentrums für studentische und akademische Angelegenheiten, der Alumnikoordination und der/des Alumnibeauftragten der Fakultäten der FHE genutzt. Das System wird über eine von allen Thüringer Hochschulen unterzeichnete Kooperationsvereinbarung vom Rechenzentrum der Friedrich-Schiller-Universität Jena technisch administriert. Eine Weitergabe der im CRM-System hinterlegten Daten erfolgt weder hochschulintern, noch an Dritte.

6. Dauer der Speicherung

Alumni-Daten werden so lange gespeichert, bis die betroffene Person der Speicherung und Nutzung widerspricht. Im Interesse der betroffenen Person werden möglichst wenig Daten gespeichert. Der Speicherung kann jederzeit widersprochen werden. Die betroffenen Personen haben ein Auskunftsrecht zu den von ihnen erhobenen Daten. Sie können eine Berichtigung und Löschung der Daten verlangen.

Diese Erklärung ist zu richten an:
Fachhochschule Erfurt
Altonaer Str. 25
99085 Erfurt
Tel.: 0361 6700-0
Email: alumni@fh-erfurt.de
Website: www.fh-erfurt.de

Datenschutzbeauftragter der Fachhochschule Erfurt:
Prof. Dr. Kay Gürtzig
Tel.: 0361 6700 677
Email: kay.guertzig@fh-erfurt.de
Website: www.fh-erfurt.de