Allgemeine Erläuterungen zur Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf den Einsatz einer Software für das Alumni-Management. Es handelt sich um ein CRM (Customer Relationship-Management)-System, um Alumni-Daten zu verwalten. Rechtliche Grundlage sind die in § 5 Absatz 5 Thüringer Hochschulgesetz (ThürHG) genannte Aufgabe, die Verbindung zu den Absolventen zu halten und die Vereinigung der Ehemaligen zu fördern. In § 11 Abs. 4 ThürHG ist geregelt, dass die Hochschule zu diesen Zwecken berechtigt ist, die Daten zu nutzen solange nicht widersprochen wird. Das ausgewählte CRM-System ermöglicht die Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Thüringer Hochschulen haben sich auf ein Software-Produkt verständigt, das alle nutzen können. Jede Hochschule verarbeitet jedoch ausschließlich die eigenen Alumni-Daten. Es handelt sich derzeit nicht um ein Portal, an dem die Nutzer miteinander interagieren können, sondern um ein System, in das Daten von Nutzern eingestellt werden, die dann zentral von autorisierten Hochschulmitarbeitern genutzt werden können. Das System ermöglicht die Speicherung und Verarbeitung von Daten der Alumni. Für die Registrierung als Alumni über die Internetseite der Hochschule wird zusätzlich auf die Datenschutzvereinbarung der entsprechenden Hochschule verwiesen. Das CRM-System ermöglicht den Versand von Newslettern an die gespeicherten Kontaktdaten. Über die Zustellung der Newsletter erfolgt keine Rückmeldung (kein Newsletter-Tracking).

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Von den Alumni sollen folgende Daten erfasst und gespeichert werden:

• Name, ggf. Geburtsname
• Vorname
• Anrede
• E-Mail-Adresse
• Bezeichnung des absolvierten Studiums
• Beginn und Ende des letzten Studiums (nur Jahr)
• Bezeichnung des Abschlusses (Bachelor, Master, Diplom), ggf. Promotion
• Weiterhin wird die erlaubte Kontaktform erfasst (in der Regel die E-Mail-Adresse)
• Einwilligung zum Newsletterversand

Die Nutzer können weitere Daten eintragen, so beispielsweise Daten zum aktuellen Arbeitgeber, zur beruflichen Funktion und dienstliche Kontaktdaten. Im Interesse der Datensparsamkeit werden im Regelfall nur die relevanten Daten erfasst, also Name, E-Mail und Studiengang. Es werden ausschließlich Daten erfasst, die von der betroffenen Person auf freiwilliger Basis gegeben werden. Es erfolgt bei der Registrierung jedoch ein Abgleich mit der studentischen Datenverwaltung, um zu verhindern, dass Personen erfasst werden, die keine Alumni sind.

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die §§ 5 Abs. 5, 11 Abs. 4 ThürHG und Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO. Das Thüringer Hochschulgesetz regelt, dass zum Zwecke von Befragungen und um in Verbindung zu bleiben, die Hochschule Daten der Ehemaligen nutzen darf. Da noch keine Rechtsverordnung zu diesem Paragraphen erlassen wurde, werden die Daten nur mit Einwilligung der betroffenen Personen erfasst und verarbeitet. Absolventen und Absolventinnen der Hochschule können sich über ein Formular auf der Internetseite der Hochschule für die Speicherung als Alumnus oder Alumna entscheiden. Die bei dieser Registrierung erhobenen Daten werden in das CRM-System übernommen.

3. Registrierung

Auf unserer Internetseite bieten wir demnächst Nutzerinnen und Nutzern die Möglichkeit, sich zu registrieren und personenbezogene Angaben zu hinterlassen. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben, an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

• Die IP-Adresse des Nutzers/der Nutzerin.
• Datum und Uhrzeit der Registrierung

Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers/der Nutzerin zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden gespeichert, um mit den Alumni in Verbindung zu bleiben oder sie zu Befragungszwecken zu kontaktieren. Es werden Informationen und Veranstaltungen angeboten. Über sporadische Newsletter zu Entwicklungen an der Hochschule oder zu geplanten Veranstaltungen soll eine Verbindung aufrechterhalten bleiben.

Folgende Zwecke bestehen derzeit an der Hochschule Nordhausen:

1. Informationen über allgemeine Entwicklungen an der Hochschule Nordhausen
2. Informationen zu geplanten Veranstaltungen
3. Informationen über Weiterbildungsangebote/neue Studiengänge
4. Informationen über Befragungen im Rahmen des Qualitätsmanagements
5. Informationen über neue Publikationen von Lehrenden der HSN
6. Informationen über aktuelle, für Alumni interessante Stellenangebote

5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Das an der Hochschule Nordhausen eingesetzte CRM-System wird ausschließlich vom Alumni-Service, namentlich von Nicola Bargfrede genutzt. Das System wird über eine von allen Thüringer Hochschulen unterzeichnete Kooperationsvereinbarung vom Rechenzentrum der Friedrich-Schiller-Universität Jena technisch administriert. Eine Weitergabe der im CRM-System hinterlegten Daten erfolgt weder hochschulintern, noch an Dritte.

6. Dauer der Speicherung

Alumni-Daten werden so lange gespeichert, wie die betroffene Person nicht der Speicherung und Nutzung widerspricht. Im Interesse der betroffenen Person werden möglichst wenig Daten gespeichert. Der Speicherung kann jederzeit widersprochen werden. Die betroffenen Personen haben ein Auskunftsrecht zu den von ihnen erhobenen Daten. Sie können eine Berichtigung verlangen und die Löschung der Daten verlangen. Erklärungen zur Löschung oder Berichtigung sind zu richten an:

Hochschule Nordhausen
Weinberghof 4
99734 Nordhausen
Deutschland
Tel.: 03631 420225
E-Mail: alumni@hs-nordhausen.de
Website: www.hs-nordhausen.de

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

Prof. Dr.-Ing. Frank Wiese
Tel.: 03631 420454
E-Mail: datenschutz@hs-nordhausen.de
Website: www.hs-nordhausen.de