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Mitgliedschaft in einem Alumni-Verein der Hochschule Schmalkalden

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Datenschutzerklärung für das Alumni-Management der Thüringer Hochschulen nach den Vorgaben der DSGVO

Allgemeine Erläuterungen zur Datenschutzerklärung

Die Thüringer Hochschulen nutzen eine Software speziell zum Customer Relationship-Management (CRM), also zum Kundenbindungsmanagement, um ihre Alumni-Daten zu verwalten. Hintergrund ist die in § 5 Absatz 5 Thüringer Hochschulgesetz genannte Aufgabe, die Verbindung zu den Absolventen zu halten. Das eingesetzte CRM-System ermöglicht die Verarbeitung personenbezogener Daten. Jede Hochschule verarbeitet ausschließlich die eigenen Alumni-Daten. Es handelt sich jedoch nicht um ein Portal, an dem sich jeder anmelden kann, sondern um ein CRM-System zur Nutzung durch autorisierte Hochschulmitarbeiter. Das System ermöglicht die Speicherung von Daten der Alumni. Es handelt sich dabei um bereits erhobene Kontaktdaten von Alumni (so genannte Bestandsdaten). Außerdem können neue Alumni erklären, dass sie in das CRM-System aufgenommen werden möchten. Eine solche Erklärung ist über ein Formular auf der Internetseite der jeweiligen Hochschule möglich. Für die Registrierung als Alumni über die Internetseite der Hochschule wird auf die Datenschutzvereinbarung der entsprechenden Hochschule verwiesen. Das CRM-System ermöglicht außerdem den Versand von Newslettern an die gespeicherten Kontaktdaten. Über die Zustellung der Newsletter erfolgt keine Rückmeldung (kein Newsletter-Tracking).

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Von den Alumni werden folgende Daten gespeichert:

  • Name, ggf. Geburtsname
  • Vorname
  • Geschlecht
  • Geburtsdatum
  • E-Mail-Adresse
  • Bezeichnung des absolvierten Studiums
  • Weiterhin wird die erlaubte Kontaktform erfasst (in der Regel die E-Mail-Adresse)
  • Einwilligung zum Newsletterversand
Es können weitere Daten eingetragen werden, so beispielsweise Daten zum aktuellen Arbeitgeber, zur beruflichen Funktion und berufliche Kontaktdaten. Auch Postadressen können eingetragen und jeweils aktualisiert werden. Im Interesse der Datensparsamkeit werden im Regelfall nur die relevanten Daten erfasst, also Name, E-Mail und Studiengang. Es werden ausschließlich Daten erfasst, die von der betroffenen Person auf freiwilliger Basis gegeben werden. Es erfolgt bei der Registrierung jedoch ein Abgleich mit der studentischen Datenverwaltung, um zu verhindern, dass Personen erfasst werden, die keine Alumni sind. (Zum Umfang der erfassten Daten die Unterschiede an den Hochschulen beachten.)

2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO. Nur mit Einwilligung der betroffenen Personen werden Daten erfasst und verarbeitet. Absolventen der Hochschule können sich über ein Formular auf der Internetseite der Hochschule für die Speicherung als Alumnus oder Alumna entscheiden. Die bei dieser Registrierung erhobenen Daten werden in das CRM-System übernommen.

3. Registrierung

Auf unserer Internetseite bieten wir Nutzern die Möglichkeit, sich unter Angabe personenbezogener Daten zu registrieren. Die Daten werden dabei in eine Eingabemaske eingegeben und an uns übermittelt und gespeichert. Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt. Folgende Daten werden im Rahmen des Registrierungsprozesses erhoben:

  • Die IP-Adresse des Nutzers.
  • Datum und Uhrzeit der Registrierung
Im Rahmen des Registrierungsprozesses wird eine Einwilligung des Nutzers zur Verarbeitung dieser Daten eingeholt.

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden gespeichert, um mit den Alumni in Verbindung zu bleiben. Es werden Informationen und Veranstaltungen angeboten. Über sporadische Newsletter mit Informationen über Entwicklungen an der Hochschule oder zu geplanten Veranstaltungen soll eine Bindung aufrechterhalten bleiben. Gelegentlich werden Veranstaltungen geplant, für die nur ausgewählte Alumni angesprochen werden sollen. Dies ist über die Filterung der Daten nach dem Studiengang und/oder bestimmte Jahrgänge möglich. Dann erfolgt eine Kontaktaufnahme einzeln oder in kleineren Gruppen (dann über anonyme Verteiler).

Folgende Zwecke bestehen derzeit an der Hochschule Schmalkalden:

  1. Informationen über allgemeine Entwicklungen an der Hochschule Schmalkalden
  2. Informationen zu geplanten Veranstaltungen
  3. Informationen über Weiterbildungsangebote/neue Studiengänge
  4. Informationen über Befragungen im Rahmen des Qualitätsmanagements

5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Das an der Hochschule Schmalkalden eingesetzte CRM-System wird ausschließlich vom Alumni-Service genutzt. Das System wird über eine von allen Thüringer Hochschulen unterzeichnete Kooperationsvereinbarung vom Rechenzentrum der Friedrich-Schiller-Universität Jena technisch administriert. Eine Weitergabe der im CRM-System hinterlegten Daten erfolgt nicht an Dritte.

6. Dauer der Speicherung

Alumni-Daten werden so lange gespeichert, wie die betroffene Person nicht der Speicherung und Nutzung widerspricht. Im Interesse der betroffenen Person werden möglichst wenig Daten gespeichert. Der Speicherung kann jederzeit widersprochen werden. Die betroffenen Personen haben ein Auskunftsrecht zu den von ihnen erhobenen Daten. Sie können eine Berichtigung verlangen und die Löschung der Daten verlangen. Diese Erklärung ist zu richten an:

Hochschule Schmalkalden
Blechhammer
98574 Schmalkalden
Deutschland
Tel.: 03683 688 1020
E-Mail: alumni@hs-schmalkalden.de
Website: www.hs-schmalkalden.de
Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:
Dipl.-Ing. (TU) Dipl.-Ing. (FH) Matthias Dick
Tel.: 03683 688 6206
E-Mail: m.dick@hs-sm.de
Website: www.hs-schmalkalden.de